Un’agenda che produce

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Ho sempre avuto la passione per i puzzle. Da ragazzo, prima di andare a dormire, mi rilassava molto dedicare un’ora al mio hobby. Ogni volta che ne acquistavo uno mi sembrava impossibile che fossi capace a ricostruire l’immagine fotografata sulla confezione. Era un rito dividere sommariamente i frammenti per colore e decidere da quale dettaglio o particolare iniziare. Le soddisfazioni maggiori arrivavano quando avevo l’intuizione o il “sentore” che il pezzo che tenuto in mano era quello corretto e, adagiandolo vicino a quelli già incastrati sul tavolo, combaciava perfettamente. Esistevano però dei tasselli che trasmettevano maggiori emozioni e, una volta inseriti correttamente, mi facevano sentire superiore ai comuni mortali.

Mi capita sovente di paragonare una corretta gestione dello studio odontoiatrico ad un enorme puzzle: una fotografia nitida del risultato da ottenere, la divisione dei compiti e delle responsabilità in azioni, le difficoltà nel far combaciare le tessere dei protocolli, veder crescere un progetto, la soddisfazione finale di aver realizzato quanto immaginato inizialmente.

Anche in ambito gestionale ci sono dei “tasselli” che, una volta creati e testati, danno maggiori emozioni rispetto ad altri. Uno di questi è sicuramente la realizzazione di un’agenda efficace. L’agenda è il motore del sistema: avere a disposizione uno strumento strutturato ed organizzato permette di ottimizzare costi e risorse.

Troppo spesso noto che gli studi odontoiatrici prestano poca attenzione ad una corretta pianificazione: frequentemente è ancora cartacea, gli appuntamenti sovrapposti e scritti a matita, nessuna programmazione delle giornate, decine di post-it di promemoria attaccati ovunque, consultabile quasi esclusivamente dalla segretaria/assistente.

Se vuoi che il tuo studio non finisca dallo sfasciacarrozze, ti suggerisco di prendere nota di alcuni consigli che ti fornirò tra qualche riga.

    1. Acquista o scarica immediatamente un gestionale. E’ uno strumento fondamentale per la gestione della tua azienda. Ne esistono decine di versioni, gratuite o a pagamento. Se sei impossibilitato economicamente scaricati un calendario online ( es: google calendar), condividilo con il personale ausiliario che si occupa di fissare gli appuntamenti, inseriscilo nel desktop di qualsiasi dispositivo elettronico in tuo possesso.
    1. Suddividi le giornate per specializzazione. La peculiarità di un’agenda produttiva e quella che ti permette di essere tu stesso estremamente produttivo: la tua giornata lavorativa è composta da decine di ore di lavoro. Svolgi una professione che necessità di molta concentrazione ed è impensabile immaginare che tu sei fresco e lucido alle 9 del mattino come alle 18 della sera. Devi suddividere le branche dell’odontoiatria con dei colori. Ogni volta che la segretaria prende un appuntamento deve abbinare la matrice del colore della specializzazione al paziente che la dovrà eseguire. Dividi le giornate in blocchi: esisteranno dei blocchi “aperti” ( conservativa, controlli, protesi) e dei blocchi “chiusi” (endodonzia, chirurgia, parodontologia, prime visite). Ora devi decidere dove e come collocare i blocchi seguendo la tua organizzazione interna. Se decidi che il lunedì mattina fai “chirurgia”, avrai un blocco chiuso e non dovrai inserire nessun altro appuntamento che non sia di questa specializzazione. Tutte i pazienti che verranno in questo periodo avranno da eseguire piani di terapia inerenti. A video avrai un unico colore e la tua concentrazione operativa sarà focalizzata. Se decidi che il lunedì pomeriggio fai “controlli”, avrai un blocco aperto ed eseguirai i piani di terapia corretti. Qualora ci fosse la necessità/urgenza di dover visitare un paziente rapidamente avrai la possibilità di dedicargli del tempo perchè più libero fisicamente e mentalmente.
    1. Pianifica i tempi corretti per eseguire le prestazioni. Nel 2018 non è più ammissibile dover rimanere dal dentista delle ore! Il tempo è prezioso per tutti e nessuno lo vuole sprecare per disorganizzazione altrui. Questo è un altro tassello fondamentale! Devi decidere con calma, a tavolino, quali sono i tempi giusti per eseguire una terapia e devi rispettarli. Se per un estrazione complessa ci vogliono 40 minuti, l’appuntamento del sig. Rossi di lunedi mattina (chirurgia) avrà questa durata. Dedica del tempo alle prime visite e alle urgenze. Troppo spesso vedo questi incontri inseriti “dove c’è un buco”. Le prime visite come le urgenze hanno bisogno di tempo e del loro spazio programmato. Inserisci del tempo da dedicarti: non è possibile rimanere concentrati per 10 ore. Prenditi qualche pausa pianificata, organizza degli incontri con i fornitori, bevi un caffè in relax guardando Instagram.
    2. Dedica del tempo alle riunioni. Diversamente da come si pensa, le riunioni con lo staff o i collaboratori sono fondamentali e sono parte integrante di una gestione efficace. Organizza di mese in mese gli appuntamenti per discutere dell’ordine del giorno preventivato e ascolta il punto di vista dei tuoi dipendenti.

Il tuo obiettivo è quello di lavorare bene. L’agenda è uno degli strumenti che ti permette di farlo.

Sono certo che anche tu, una volta sistemato questo tassello, proverai la stessa emozione che avvertivo quando incastravo il pezzo particolare.

AD MajORA

Fabrizio

 

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